L’archivio è l’insieme dei documenti prodotti (spediti e/o interni) o acquisiti (ricevuti) dal soggetto produttore nell’ambito dell’esercizio delle sue funzioni;
Con riferimento alle diverse fasi di organizzazione l’archivio, pur nella sua unicità, si distingue in: archivio corrente: insieme dei documenti relativi a procedimenti e/o affari non ancora conclusi e, quindi, necessari allo svolgimento dell’attività corrente;
archivio di deposito: insieme dei documenti ancora utili per finalità amministrative e giuridiche, ma non più necessari allo svolgimento delle attività correnti;
archivio storico: insieme dei documenti destinati alla conservazione permanente.
Il sistema documentario è costituito non solo dall’insieme dei documenti prodotti o acquisiti da un
soggetto produttore (cioè l’archivio) ma anche dal sistema per la gestione dei documenti e cioè
dall’insieme delle regole, delle procedure e delle risorse (umane, finanziarie e strumentali) necessarie per la loro formazione, organizzazione, reperimento, utilizzo e conservazione.
Il sistema documentario ( non i singoli documenti) è sempre stato una componente fondamentale del sistema informativo sia per la sua insostituibile funzione di supporto al processo decisionale (favorisce cioè decisioni informate e consapevoli) sia per la conservazione e la valorizzazione del patrimonio di informazioni di cui è depositario (conservazione della memoria); Il sistema documentario assume una funzione strategica, se si adottano procedure innovative e strumenti tecnologicamente avanzati e se è progettato coerentemente con le esigenze funzionali delle singole organizzazioni, in grado di rispondere al sempre crescente bisogno di un efficace utilizzo delle informazioni.
Il piano di classificazione dei documenti (titolario)
La classificazione dei documenti è un’attività di organizzazione di tutti i documenti correnti di un
soggetto produttore (ricevuti, spediti, interni) cartacei o informatici, protocollati e non, secondo
uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche del soggetto
stesso;
* Il piano di classificazione, o titolario, consiste, quindi, in uno schema generale di voci logiche,
stabilite in modo uniforme, rispondente alle funzioni – e non alla struttura organizzativa in continua
trasformazione – del soggetto produttore e articolate in modo gerarchico;
Il titolario di classificazione va progettato tenendo conto delle funzioni dell’ente.
Esse possono essere:
- Funzioni primarie
- Funzioni finali
- Funzioni strumentali o di supporto
Una volta individuate le funzioni e le attività pratiche dell’ente, è necessario procedere alla loro distribuzione sia in senso orizzontale (i titoli) che in senso verticale (le classi e, se proprio necessarie, le sottoclassi).
Ciò che rende davvero efficace l’archiviazione non è tanto il titolario, quanto piuttosto la sua inscindibile associazione al repertorio dei
fascicoli, cioè al mezzo di corredo che rappresenta il vero cuore
dell’organizzazione dell’archivio corrente. Sono infatti le unità
elementari (fascicoli) a garantire il rapido rinvenimento dei documenti,
visto che senza la repertoriazione dei documenti in fascicoli
risulterebbe vano ogni tentativo di efficacia nell’archiviazione.
Ogni documento deve essere, pertanto, individuato attraverso la
classificazione e deve poi essere inserito obbligatoriamente in un
fascicolo.
Ogni fascicolo deve, quindi, essere individuato da una classificazione logica, riservata alla tipologia del procedimento amministrativo o dell’affare e da una classificazione fisica, cioè dal luogo fisico che
occupa nell’archivio, che il repertorio dei fascicoli deve rispecchiare.
Il fascicolo, secondo la definizione tradizionale, è l’insieme ordinato di documenti, riferiti in
modo stabile a uno stesso affare o procedimento amministrativo , a una stessa
materia o a una stessa tipologia, che si forma
sempre nel corso delle attività amministrative dell’ente, allo scopo di riunire, a fini decisionali
o informativi, tutti i documenti utili allo
svolgimento di tali attività
Il fascicolo, astrattamente inteso, contiene documenti ricevuti,
minute dei documenti spediti, verbali, relazioni, certificazioni varie,
promemoria, studi di carattere normativo, progetti, disegni tecnici,
ecc. Ovviamente, la tipologia dei documenti che si rinvengono nel
fascicolo muta col mutare dell’affare o del procedimento
amministrativo.
Il fascicolo contiene documenti protocollati e, pur funzionali
all’affare o al procedimento amministrativo, documenti non
protocollati.
Per esigenze pratiche, derivanti dalla natura del procedimento, dalla sua durata o anche dalla quantità dei documenti da gestire, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere articolati in inserti.
Il fascicolo va archiviato rispettando l’ordine del repertorio, cioè dell’anno di apertura.
Ogni fascicolo deve essere individuato dai seguenti elementi:
- l’anno di apertura (o di istruzione);
- la classificazione (titolo e classe);
- il numero del fascicolo, cioè un numero sequenziale all’interno
- dell’ultimo grado divisionale, da 1 a n con cadenza annuale;
- l’oggetto del fascicolo, cioè una stringa di testo per descrivere
- compiutamente un affare, una pratica o un procedimento
- amministrativo.
L’insieme di questi elementi costituisce il repertorio dei fascicoli, cioè un registro annuale, che rappresenta: un indispensabile mezzo di corredo dell’archivio corrente che, fascicolando correttamente i documenti, permette di non duplicare fascicoli relativi ad un medesimo affare o procedimento amministrativo; l’inventario dell’archivio.
Archivio corrente
